# CONTRATO COM ADMINISTRADORAS: 5 PONTOS QUE TODO SÍNDICO PRECISA ANALISAR

Contratar uma administradora costuma ser uma das decisões mais importantes da gestão de um condomínio.

A administradora passa a participar diretamente de atividades essenciais da rotina condominial: emissão de boletos, pagamentos, cobrança, folha de funcionários, organização de documentos, prestação de contas, apoio às assembleias e diversas outras tarefas administrativas.

O problema é que, muitas vezes, toda essa relação começa com uma proposta comercial bem apresentada, uma reunião convincente e uma lista extensa de serviços.

Depois vem o contrato.

E é justamente nessa etapa que muitos condomínios deixam de prestar a atenção necessária.

Porque existe uma diferença muito grande entre aquilo que foi apresentado comercialmente e aquilo que efetivamente se tornou uma obrigação contratual.

No momento em que surge um problema, não importa tanto o que alguém lembra que foi prometido na reunião.

O primeiro documento que será analisado é o contrato.

Por isso, antes de contratar uma administradora — ou mesmo se o condomínio já possui uma — existem pelo menos cinco pontos que o síndico deveria verificar.

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O primeiro ponto parece óbvio, mas é justamente onde encontramos muitos problemas.

Quais são, exatamente, as obrigações da administradora?

Não basta o contrato dizer genericamente que ela prestará “serviços administrativos ao condomínio”.

É preciso entender quais serviços estão efetivamente incluídos.

Por exemplo:

A administradora será responsável pela emissão e envio dos boletos?

Vai realizar cobrança administrativa de inadimplentes?

Quem controla os pagamentos do condomínio?

Quem prepara a folha de pagamento dos funcionários?

Quem organiza os documentos para prestação de contas?

Quem acompanha certidões e obrigações administrativas?

Quem auxilia na preparação de assembleias?

Quem elabora comunicados?

Quem controla contratos de fornecedores?

Quanto mais genérico for o contrato, maior será o espaço para discussão sobre aquilo que estava ou não incluído no serviço.

Existe uma diferença importante entre:

> “A administradora realizará a prestação de contas periodicamente.”

e estabelecer:

> que a prestação de contas será mensal, indicando quais documentos devem compor a pasta e até qual data ela deve ser disponibilizada.

No segundo caso, existe um critério objetivo para verificar se a obrigação foi cumprida.

E contrato bom precisa justamente disso: critérios objetivos.

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Outro problema muito comum é o contrato estabelecer uma obrigação, mas não dizer quando ou como ela deve ser cumprida.

Imagine que o contrato estabeleça:

“A administradora deverá disponibilizar os documentos financeiros ao condomínio.”

Até quando?

Em qual formato?

Quem terá acesso?

Quais documentos precisam ser disponibilizados?

O mesmo vale para diversas outras obrigações.

Se a administradora precisa enviar balancetes, qual é o prazo?

Se precisa processar pagamentos, com quanto tempo de antecedência o condomínio precisa encaminhar as informações?

Se precisa emitir boletos extraordinários, qual é o procedimento?

Se precisa preparar documentos para assembleia, qual é o prazo para solicitação?

Esses detalhes parecem excessivos quando tudo está funcionando.

Mas são justamente eles que fazem diferença quando começa uma discussão sobre responsabilidade.

Uma obrigação sem prazo ou sem critério objetivo pode ser muito mais difícil de cobrar.

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Esse é provavelmente um dos pontos mais ignorados.

Quando a contratação está começando, ninguém está pensando em terminar a relação.

Mas o contrato precisa ser analisado também pensando na saída.

O condomínio pode decidir trocar de administradora.

A questão é: em quais condições?

Por isso, antes da contratação, é importante verificar:

* qual é o prazo de vigência do contrato; * se existe renovação automática; * qual é o aviso prévio necessário para encerramento; * se existe multa por rescisão antecipada; * como essa multa é calculada; * se existem hipóteses de rescisão sem multa; * qual é o procedimento para formalizar o encerramento.

Imagine um condomínio que decide trocar de administradora e descobre somente nesse momento que assinou um contrato com renovação automática e aviso prévio de noventa dias.

Ou que existe uma multa significativa pelo encerramento antes do término da vigência.

A discussão poderia ter sido evitada se essa cláusula tivesse sido analisada antes da assinatura.

O condomínio tem liberdade para escolher seus prestadores.

Mas a forma de encerrar aquela relação contratual dependerá das condições que foram acordadas.

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